Personalakten sind vertrauliche Datensätze bzw. Papiere die unter strengsten datenschutzrechtlichen Bestimmungen aufbewahrt werden müssen. Sie enthalten intime und persönliche Details des Arbeitnehmers und unterliegen daher auch dem Schutz des allgemeinen Persönlichkeitsrechts. Zugang zu den Akten haben in der Regel nur die direkten Vorgesetzten, nicht jedoch Dritte, wie Leiter anderer Abteilungen, Arbeitskollegen oder gar Kunden des Betriebs. Die Personalakte kann jedoch aufgeteilt werden, sie muss nicht in einer Gesamtheit an einem Ort aufbewahrt werden. Dann muss aber in der "Stammakte" ein Vermerk über den Ort und die Begründung der anderweitigen Aufbewahrung vermerkt sein.
Abruf und Nutzung der betroffenen Informationen sind nur den hiermit unmittelbar betrauten Personen gestattet. Zuvor muss eine eingehende Sicherheitsbelehrung hinsichtlich der Vertraulichkeit der Daten erfolgen.
Um einem unberechtigten Zugriff zuvorzukommen müssen Personalakten sicher und für Dritte unzugänglich aufbewahrt werden. Dies kann entweder, bei bloßen elektronischen Datensätzen, durch entsprechende Computer-Schutzmechanismen erfolgen, oder, wenn die Akten auf realem Papier existieren, durch verschließbare Aktenschränke.
