Die Personalakte ist weniger eine Akte im herkömmlichen Sinne, als mehr ein Sammelsurium von für die Arbeitstätigkeit wichtigen Daten und Informationen die über einen Arbeitnehmer gespeichert sind. Die in der Personalakte festgehaltenen Daten können, je nach Beschäftigung sein:
- Bewerbungsschreiben und Arbeitszeugnisse
- Schulzeugnisse
- Lebenslauf und Passbild
- Berufsabschlüsse
- Soweit erforderlich ein Arbeits- und/oder Aufenthaltserlaubnis
- der zugrundeliegende Arbeitsvertrag
- Versicherungstechnische und steuerrechtliche Unterlagen
- Krankenkassendaten
- Sozialversicherungsausweis
- Lohnsteuerkarte
- Anlagen zu vermögenswirksamen Leistungen
- Amtliche Urkunden (Führerschein, Schwerbehindertenausweis, Wehr-, Zivildienstbescheinigungen)
- Sonstige für die Tätigkeit oder Besoldung wichtige Urkunden (Heiratsurkunde, Geburtsurkunden der Kinder, Sterbeurkunde des Ehepartners)
- Spezifische tätigkeitsbezogene Unterlagen (Abmahnungen, Zeugnisse, Bewertungen
Welche Unterlagen genau hinterlegt oder elektronisch gespeichert sind kann jedermann bei seinem Arbeitgeber erfragen. Man hat das Recht genau zu erfahren welche Daten gesammelt und festgehalten werden, daher darf jeder Arbeitgeber die eigene Personalakte uneingeschränkt einsehen. Unterlagen mit nachweisbar falschen oder unwahren Tatsachen müssen sofort entfernt werden. Da die Personalakte intime personenbezogene Daten enthält, müssen diese mit geeigneten Mitteln gegen unbefugte Einsichtnahme geschützt und aufbewahrt werden.
